Como Delegar Tarefas mesmo para quem não é líder nato!

Como Delegar Tarefas (Para Quem Não É Líder Nato!)

Se você precisa delegar tarefas mas não sabe nem por onde começar, vou te dar 5 passos simples para delegar tarefas para quem não é líder nato!

Use esses passos para te auxiliar no processo de delegação de tarefas e fique com a mente muito mais tranquila de ter feito o trabalho corretamente (ou ter deixado os outros fazerem!)

1 – Entenda Que Você Não É Dois

Talvez você esteja lendo este artigo por não se considerar um líder nato, mas delegar tarefas não faz de alguém um líder.

No entanto, delegar tarefas corretamente faz parte do repertório de habilidades de um líder.

E é esta habilidade que vou te ajudar a descobrir neste artigo!

Existem pessoas que, simplesmente, recebem uma demanda para delegar tarefas.

São casos de promoções para cargos de gestão, por exemplo.

No entanto, é importante que você saiba o momento em que você deve delegar as suas tarefas.

No momento que você descobre os 80% da Lei de Pareto e percebe que outra pessoa poderia fazer esses 80%…

… então esse é o momento de delegar…

O momento em que você sabe que poderia focar no que você realmente é bom para deixar outra pessoa (que pode até ser melhor que você nisso) fazer os seus 80%!

O exemplo mais simples, cotidiano e fácil de entender são as secretárias de clínicas e escritórios.

Grande parte do objetivo delas é dizer aos médicos, advogados e outros profissionais o que eles vão fazer durante o dia.

Exatamente isso.

Agendar, re-agendar, desmarcar, marcar e gerenciar uma agenda de clientes é algo que toma muito tempo e não é sua especialidade (exemplo do médico). Por isso delegar tarefas é tão importante!

Então, para acelerar seus atendimentos e te deixar focar, você terceiriza (delega) essas atividades para outra pessoa quando assume que você não é Duas pessoas, mas apenas Uma.

Ou seja, você não é infinito, então não espere fazer trabalhos infinitos.

Seguir a Lei de Pareto e focar nos seus 20% é essencial para entregar cada vez mais valor no que você faz e delegar tarefas de modo eficaz.

2 – Entenda Que o Outro É Um

Cada um é único do seu próprio jeito. Delegar tarefas do jeito certo significa entender, respeitar e adaptar-se às pessoas.

Cada um é único do seu próprio jeito. Delegar tarefas do jeito certo significa entender, respeitar e adaptar-se às pessoas.

Muitos chefes (não líderes) usam a mentalidade do “faz aí pra mim”.

Não há muito de errado nisso, exceto por uma observação nesse modo de delegar tarefas.

Quando você diz “faz aí pra mim”, você deve desapegar de querer que seja feito do seu modo.

“Mas eu quem tô mandando, então tem que ser do meu jeito!”

Sim e não.

Sim porque você tem um objetivo final, certo?

E não porque a pessoa não conseguirá fazer igual a você.

Ela pode ser melhor que você na atividade que você está delegando e, se você pedir para ela fazer exatamente igual, poderá limitar a capacidade dessa pessoa.

Obviamente, se há um objetivo, ele precisa ser cumprido, então dê liberdade na medida do necessário para que a pessoa seja ela mesma (Um) e possa te surpreender.

Uma boa ideia é dizer à pessoa o que ela não deve fazer (que você pode encontrar no vídeo aqui abaixo dicas como essa para complementar):

3 – Acompanhe e, depois, Oriente.

Similar ao exemplo anterior, esse aqui é para reforçar a ideia de que você pode e deve utilizar as experiências da pessoa para poder amplificar seus próprios resultados.

Por exemplo, dar uma checklist inicial e explicar o fluxo de trabalho (com direito a tour na empresa) será magnífico para integrar a pessoa dentro da rotina da empresa (ou onde for).

No entanto, delegar tarefas com rigidez demais poderá limitar seu colaborador a ser apenas uma máquina de repetição.

Algo importante é seguir o exemplo do “diga o que você não quer”.

Pode até esconder uns manuais para atiçar a proatividade e criatividade da pessoa que você quer delegar tarefas.

Depois de dar liberdade e acompanhar de perto o trabalho desta pessoa, você pode agora orientar.

Essa orientação funciona de acordo com os grandes objetivos da empresa, que podem ser baseados num grande motivo que vocês querem atingir delegando tarefas.

É muito importante que a pessoa que você vai delegar tarefas compre a ideia, o motivo e a causa da sua empresa.

Apenas delegar tarefas não fará esta pessoa amar o que faz e correr loucamente para realizar tudo.

No entanto, caso você dê um motivo que faça parte dos valores desta pessoa, ela com toda certeza será alguém com maior motivação para ir adiante no trabalho.

Logo, para garantir que você consiga delegar tarefas do jeito certo é preciso seguir alguns quesitos simples:

  • Lê liberdade para o colaborador se expressar.
  • Depois de um tempo, oriente o trabalho com o objetivo final.

Lembre-se que, por mais que liberdade seja bom e traga muito valor agregado, é necessário atingir os objetivos da empresa (ou grupo).

Então, encontre algum tipo de métrica simples, objetiva e direta.

Pensa assim: a meta precisa ser algo que qualquer pessoa que ler saberá se foi cumprido ou não.

Vou falar sobre isso agora no próximo tópico…

4 – Faça Medições e Aprenda Junto ao Delegar Tarefas.

Exatamente quanto você precisa e até quando? Outras perguntas devem ser feitas de modo que fique bastante claro cada atividade.

Exatamente quanto você precisa e até quando? Outras perguntas devem ser feitas de modo que fique bastante claro cada atividade.

Até aqui você já sabe que:

  • deve delegar quando sua Lei de Pareto mostra que algo está nos seus 80%
  • precisa respeitar a individualidade do colaborador ao delegar tarefas.
  • pode primeiro dar liberdade antes e dar direções depois.

Para fazer medições, é importante que você procure algo bastante objetivo.

Vou te dar três exemplos bem simples de metas inteligentes para delegar tarefas (SMART):

  • “Júlia deve atender 10 clientes por dia, de segunda a sexta por 4 semanas”
  • “Fábio deve gerar R$50.000,00 em empréstimos para clientes todos os meses até o último dia útil de cada mês.”
  • “Ricardo deve cadastrar 1500 clientes no novo sistema da empresa até dia 24”

Se não sabe o que são metas SMART, te digo que cada meta dessa atingiu 5 elementos em comum.

Esses elementos são apresentados num artigo nosso que explica como fazer metas SMART

Tendo estas metas definidas, agora é hora de medir junto da pessoa que você delega tarefas.

Conforme o tempo vai passando, essas metas podem ser ajustadas de acordo com o contexto.

O próximo nível (e tópico) é quando você chega num nível de altíssima produtividade por agregar várias pessoas ao seu redor e delegar tarefas como um líder nato!

5 – Pergunte-se o Que Mais Pode Delegar!

Esse tópico é direcionado a fazer você expandir ainda mais sua capacidade como líder!

Conforme você percebe que pode delegar tarefas para outras pessoas, mais possibilidades aparecem.

Quando você começar a delegar tarefas para uma atividade, seu tempo ficará livre para outra atividade.

Com esse novo tempo, você fará novas atividades.

Com as novas atividades, você poderá delegar outras tarefas!

Algo importante aqui: saiba exatamente o que precisa antes de delegar.

Por exemplo, vamos supor que você queira alguém para dublar alguns textos seus de forma que você publique como áudio-book.

Se você não souber como funcionam esse tipo de dublagem, talvez acabe por delegar tarefas para alguém que não está no seu padrão de qualidade (muito alto ou muito baixo).

Este tópico é especial para te dizer que é preciso aprender (ao menos um pouco) antes de delegar algo.

No mínimo, procure um consultor ou conselheiro para te explicar como que alguém poderia te ajudar a entender esta atividade e dar a você gabarito para delegar tarefas nessa atividade!

Por fim, quando tiver certeza que uma atividade pode ser delegada e que você sabe o suficiente sobre ela, pode ir adiante e solicitar alguém para delegar tarefas suas!

E aí, posso delegar uma tarefa a você? Comenta aqui embaixo o que achou deste artigo!

 

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